להגדיר מה הדירוג אמור לפתור

דירוג לידים נועד לעזור לתעדף עבודה, לא לתת לאדם ציון ערך. הוא צריך לזהות למי השירות מתאים, מתי כדאי ליצור קשר ואיזה שלב המשך נכון. אם הצוות אינו מסכים על ההגדרות, ציון מספרי רק מסתיר את חוסר ההסכמה.

התחילו בהגדרת צורך, שירות ותזמון. הפרידו בין אי התאמה מקצועית לבין חוסר מידע שאפשר להשלים. אדם שלא יודע את היקף נכסיו או את המועד המדויק אינו בהכרח ליד גרוע; ייתכן שהוא נמצא בשלב מוקדם במסע.

לבנות קריטריונים שאפשר לבדוק

מודל ראשוני יכול לכלול צורך רלוונטי, מועד פעולה, התאמה לתחום השירות וזמינות לשיחה. הגדירו לכל סעיף כמה מצבים במילים ברורות. לדוגמה, תזמון יכול להיות מיידי, בעוד כמה חודשים או בשלב בדיקה ראשוני.

אם טווח נכסים הוא תנאי לשירות, תעדו שהוא מבוסס על דיווח הלקוח. אל תתנו לציון להציג את הנתון כאילו אומת. פשטות חשובה יותר ממודל מתוחכם: כל מי שמסנן פניות צריך להבין כיצד לתעד תשובה באותו אופן.

להשתמש בציון ככלי עזר

אפשר לתת, לצורך עבודה פנימית, עד שתי נקודות לכל אחד מארבעה קריטריונים. הדוגמה הזו יוצרת טווח של אפס עד שמונה, אך המשקלים וספי ההמשך צריכים להיקבע לפי המשרד שלכם. זו אינה נוסחה מוכחת לניבוי עסקאות.

לצד הציון שמרו הסבר קצר. שני אנשים עשויים לקבל אותו מספר מסיבות שונות ולדרוש טיפול אחר. החלטה מקצועית או צורך מורכב יכולים להצדיק שיחה גם כשהציון נמוך. חשוב להשאיר מקום לשיקול דעת ולהבחין בינו לבין הנתונים שתועדו.

להתאים את הפעולה הבאה למצב

ליד מתאים ומוכן עשוי לקבל הצעה לפגישת היכרות. ליד מתאים עם תזמון רחוק עשוי לקבל תוכן ומועד מעקב מוסכם. ליד עם מידע חסר צריך לקבל שאלה משלימה. כאשר השירות אינו מתאים, רצוי להסביר זאת בצורה ברורה ומכבדת.

לכל סטטוס צריכה להיות פעולה, בעל אחריות ותאריך. המילים חם ופושר אינן מספיקות. המשמעות העסקית של הדירוג היא תיעדוף היומן ויצירת רצף טיפול. בלי הפעולה הבאה, גם טבלה מדויקת אינה משנה את החוויה של המתעניין.

לשמור על פרטיות לאורך הסינון

תהליך הסינון אינו תחליף לפתיחת תיק לקוח ואינו אמור לאסוף את מלוא המידע הפיננסי. בקשו רק את הנדרש להתאמה והסבירו מי מקבל את המידע. מסמכים מקצועיים ונתונים מפורטים צריכים לעבור בערוץ ובשלב המתאימים.

תעדו הרשאות, מקור ומי מטפל בפנייה. כאשר מעבירים סיכום ליועץ, כללו מידע מועיל לשיחה והימנעו מפרטים שאינם נחוצים. איכות הסינון נמדדת גם ביכולת לייצר הקשר טוב בלי לחשוף יותר מידע ממה שצריך.

לבדוק האם המודל עוזר בפועל

לאחר תקופת פעילות, השוו בין הדירוג לבין פגישות שהתקיימו ועסקאות. האם הקריטריונים ששמתם עליהם דגש קשורים להתאמה שהיועץ חווה? האם סיבה שחוזרת בשיחות אינה נכללת במודל? השאלות האלה מאפשרות לחדד אותו.

אל תשנו ספים על סמך מקרה אחד ואל תציגו את הציון כערובה לסגירה. בדקו חלון זמן מתאים ואיכות תיעוד. אם המודל מסבך את העבודה יותר משהוא עוזר, צמצמו אותו. מערכת טובה יוצרת החלטות ברורות ופעולות בזמן, גם כאשר המידע עדיין חלקי.

שלושה צעדים ליישום

  • קבעו קריטריונים שאפשר לתעד באותה דרך.
  • צרפו לכל דירוג הסבר ופעולה הבאה.
  • עדכנו את המודל לפי התאמה ותוצאות, בלי להפוך ציון להבטחה.

רוצים להפוך את הרעיונות לתכנית עבודה? קראו את מדריך DEALS WAVE המורחב: 18 פרקים, תרשימים ודוגמאות מעשיות.

לקריאת המדריך בחינם

המאמר נועד לתכנון שיווקי ועסקי כללי. דוגמאות מספריות הן להמחשה ואינן התחייבות לתוצאות או ייעוץ פיננסי, מס או משפטי.